若存在档案材料缺失情况，需根据缺失材料的具体类型按规范流程补全。对于学籍材料缺失，高中阶段材料缺失的，可联系原高中学校补办毕业生登记表、成绩单等，学校已不存在的，向当地教育局申请开具学习经历证明；大学阶段材料缺失的，联系毕业院校档案馆或学籍管理部门，凭身份证、毕业证等材料补办高校毕业生登记表、成绩单等。对于工作经历材料缺失的，需提供各工作单位的离职证明、退工证明或解除劳动关系证明，原单位已注销的，可通过工商部门获取公司注销证明及工作佐证材料。补全的材料需经档案保管单位审核确认后归入档案，确保档案材料的完整性与真实性，方可满足落户申请对档案的要求。
档案转递规范：若档案需调入上海，应由人才中心出具 “调档函”，申请人凭调档函或委托他人至户籍地人才中心，通过 “机要” 方式邮寄至上海 。严禁个人自带档案或通过普通快递邮寄，否则档案可能被拒收 。例如，某申请人自行携带档案至上海人才中心提交，被工作人员告知不符合规定，需重新通过机要方式转递 。
